行政管理审计不容忽视点--印章管理审计实务

1、 印章的保管方式、盘点周期、盘点报告等相关制度

2、 印章台账

3、 盘点表（对方的盘点记录、审计人员检查时的盘点记录）

第一步制度流程文件的熟悉与梳理，关注如印章刻制的条件、申请、审批、印章更换的流程，印章作废与销毁相关控制的规定等。

第二步访谈：询问行政相关人员，关注以下问题：

1、印章的刻制是如何执行的，是否需要申请、审批、谁负责去实际执行。不同类型的印章在管理上有什么区别，如部门章、公章等；

2、印章的更换与作废是如何操作的，是否需要申请、审批，不再用的印章是否要求收回等；

3、印章的销毁是如何执行的，是否需要申请、审批，谁负责销毁，是否有记录；

4、目前是否发生过印章的刻制、更换、作废和销毁；

5、实际执行与公司的制度、流程是否有差异。

第三步测试：获取审计期间刻制、作废、销毁的记录及相关支持性资料，主要是合规性审计，关注以下项目：

1、印章刻制的流程如刻制前的申请、审批、刻制后的备案是否符合规定；

2、印章更换的流程如更换的申请、审批、刻制后的备案以及旧章的回收和处理是否符合规定；

例如：审计人员在对印章进行盘点时，发现公司有两个内容相同的印章，经询问，对方表示，其中一个是旧章，因发生磨损不再使用，但因为没有相应的规定也不知道如何处理。

简析：这里需要考虑几个问题，一是刻章的控制是否存在问题，二是废弃印章的管理可能存在漏洞，三是类似的情况有多少，四是是否存在旧章乱用的情况。

3、对于不再使用的印章应及时收回，审计中如果发现一个部门有多个印章，且用途不明确的情况，应引起注意，并建议被审计单位将不用的收回或进行销毁。

4、印章的作废处理是否符合规定，关注点如作废的申请、审批、后续的处理；

5、印章的销毁是如何处理的，处理是否符合相关规定。

例如：审计人员对工程部门进行审计时，发现资料上盖有：“XX公司工程部”的印章，然后询问了相关人员，对话如下：

审计人员：你们这个印章是什么时候刻的，谁去办的？

工程部人员：这个是开工后不久为了发文方便刻制的，是让我们的内勤去刻的。

审计人员：这个章公司知道吗？有没有申请？

工程部人员：我们先找一下。

随后，审计人员询问了行政相关人员，对方表示不知情，且在行政部提供的印章备案表里未发现该印章的信息。而后审计人员再次与工程部人员核实，对方承认是私自刻的，因为对公司的相关制度流程不熟悉，问了好多人都不知道该如何操作，所以就自己刻了。